1. Qui est responsable
EssorRH traite les données des comptes, des candidats et des organisations clientes. Pour les candidatures qu'une organisation reçoit et pour les dossiers de ses employés, c'est cette organisation qui décide de leur utilisation, dans les limites fixées par le service.
Pour toute question : contact@erejit.com.
2. Les données que nous traitons
- Compte : nom, adresse courriel, mot de passe (jamais stocké en clair), réglages de double authentification (secret chiffré), langue choisie.
- Profil candidat : coordonnées (téléphone et son type, indicatif du pays, adresse, département), poste actuel, expériences, formations, compétences, CV.
- Prétention salariale : facultative ; vous pouvez la laisser vide ou la retirer.
- Candidatures : copie du profil au moment de l'envoi, lettre, réponses aux questions de l'employeur, pièces jointes, numéro de reçu, version et date d'acceptation des conditions, statut.
- Documents : CV et pièces que vous déposez, documents du dossier, documents signés.
- Dossiers des employés (organisations abonnées à la suite RH) : contrat, poste, congés, formation, évaluations, paie et coordonnées de paiement (chiffrées), selon les modules utilisés.
- Messages et notifications échangés dans le service.
- Consentements : CVthèque, vivier, offres par courriel, avec leur date.
- Signalements d'offres et décisions de modération.
- Journaux techniques et de sécurité : journal d'audit (qui a fait quoi, quand), sessions (navigateur et partie de l'adresse IP), signatures électroniques (nom saisi, date, adresse IP).
3. Pourquoi nous les utilisons
- Créer et sécuriser votre compte.
- Transmettre vos candidatures aux employeurs que vous choisissez et vous informer de leur suivi.
- Permettre aux organisations de gérer leur recrutement et leurs employés.
- Vous envoyer les courriels liés au service (codes, notifications) et, seulement si vous l'avez accepté, des offres d'emploi.
- Modérer les annonces, traiter les signalements et prévenir la fraude.
- Garder la preuve des actions importantes (journal d'audit, signatures) et détecter les abus.
Nous ne vendons pas vos données et nous ne les utilisons pas pour de la publicité.
4. Qui peut voir vos données
- Vous : votre profil, vos candidatures, vos documents et vos demandes.
- Un employeur : seulement les candidatures qu'il reçoit, dans l'état où vous les avez envoyées. Il ne voit pas votre profil complet ni vos autres candidatures, et aucun abonnement ne lui donne accès aux profils. Vous ne voyez de votre côté que le statut public de la candidature, pas ses notes internes.
- CVthèque : uniquement si vous publiez une fiche. Elle ne contient ni coordonnées ni CV ; seules des organisations vérifiées autorisées peuvent la consulter, chaque recherche est tracée, et le contact passe par une proposition à laquelle vous répondez. Vous pouvez la retirer immédiatement.
- Vivier : uniquement si vous l'acceptez, sur demande d'une organisation qui précise pourquoi, pour 24 mois au plus. Vous pouvez refuser ou retirer votre accord.
- Votre organisation, si vous êtes employé : les personnes dont le rôle le permet (RH, responsable, paie…).
- L'équipe de modération : annonces, vérification des employeurs et signalements. Les accès administratifs sont déclarés, justifiés et revus.
- Les sous-traitants techniques listés plus bas, pour la seule part nécessaire à leur service.
5. Intelligence artificielle
Lorsque l'IA est configurée sur le service, certaines fonctions utilisent un modèle d'IA (Claude, d'Anthropic, directement ou par Amazon Bedrock) : lecture de CV, brouillons, réponses à partir de procédures, résumés.
Seul le nécessaire est envoyé. Avant l'envoi, le nom du candidat est remplacé par « [candidat] », les noms connus de l'organisation sont masqués, et les courriels, téléphones, NIF et NINU sont remplacés par des jetons. La prétention salariale n'est jamais envoyée. EssorRH ne conserve pas les textes envoyés (seulement le résultat, le fournisseur, le modèle et la consommation) et n'entraîne aucun modèle avec vos données.
Les résultats sont des propositions : une personne les relit et décide. Les conditions de conservation du fournisseur sont affichées comme « non vérifiées » tant que le contrat n'a pas été lu.
6. Sous-traitants
Liste tenue dans le registre du service ; leurs lieux de traitement et leurs contrats sont encore à vérifier. Certains ne sont actifs que si l'organisation ou vous-même choisissez la fonction.
- Amazon Web Services : hébergement de l'application, de la base de données et des fichiers (région Canada prévue, à confirmer).
- Amazon SES : envoi des courriels.
- Anthropic (Claude) ou Amazon Bedrock : intelligence artificielle, si elle est activée.
- Calendly : prise de rendez-vous d'entretien, si l'organisation connecte son compte.
- LinkedIn : connexion pour postuler, si vous la choisissez.
- Fournisseur d'identité de l'organisation : connexion avec le compte de l'organisation, si elle est configurée.
- Pexels / Google : images d'illustration du blog, sans donnée personnelle.
7. Durée de conservation
Chaque organisation fixe et valide ses propres durées de conservation par catégorie : CV et candidatures, contrats et dossier, paie, sondages, coaching et journal d'audit (au moins 12 mois pour ce dernier). À l'échéance, les données sont effacées, anonymisées ou signalées pour revue, et chaque effacement est consigné.
Un gel peut suspendre l'effacement d'un dossier, par exemple en cas de litige. Les sauvegardes suivent leur propre cycle ; si l'une d'elles est restaurée, les effacements déjà faits sont rejoués avant la remise en service. Un accord pour le vivier dure 24 mois au plus.
8. Sécurité
- Double authentification, obligatoire pour les rôles sensibles ; sessions qui expirent ; mots de passe jamais stockés en clair.
- Chiffrement des informations les plus sensibles par l'application (secrets de double authentification, coordonnées de paiement, notes de coaching) ; fichiers dans un stockage privé, chiffré en production.
- Analyse antivirus des fichiers déposés.
- Cloisonnement des données entre organisations, vérifié par la base de données elle-même.
- Journal d'audit des actions importantes, registre des accès administratifs et procédure de gestion des incidents.
9. Vos droits
- Accès et copie : la page « Mes données » de votre compte permet de demander un export de vos données.
- Rectification : corrigez votre profil vous-même ; pour un dossier d'employé, adressez-vous à votre organisation.
- Effacement : demandez la suppression depuis « Mes données ». La demande est confirmée par un code envoyé par courriel ; la réponse précise ce qui est effacé et ce qui doit être gardé, et pourquoi.
- Retrait de vos accords : CVthèque, vivier et offres par courriel se retirent à tout moment, sans effet sur ce qui a été fait avant.
- Pour toute autre demande : contact@erejit.com.
11. Modifications
Chaque version de cette politique est datée et publiée sur cette page.
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Écrivez-nous pour toute question sur ce texte ou pour exercer vos droits : contact@erejit.com